Как сократить сроки подготовки отчетности
Одно из основных требований к финансовой отчетности по МСФО, определенное в принципах ее подготовки (Framework), - своевременность представления. При этом ни один из стандартов не содержит четкого указания на то, в какие сроки должна быть сформирована отчетность по итогам отчетного периода. Многим российским компаниям для подготовки отчетности по МСФО или ГААП США требуется от трех до шести месяцев после окончания отчетного периода. Для того чтобы сократить это время, предприятиям необходимо пересмотреть подходы к ведению учета, автоматизировать учетные процессы и реорганизовать работу бухгалтерии.На время подготовки финансовой отчетности по международным стандартам оказывает влияние метод ее составления. Большинство российских компаний предпочитает использовать метод трансформации вместо ведения параллельного учета. При этом трансформация начинается только после составления российской бухгалтерской отчетности. В соответствии с российским законодательством2 бухгалтерская отчетность должна представлена не позднее 90 дней по окончании отчетного года. Зачастую это означает, что только спустя три месяца компания сможет трансформировать российскую бухгалтерскую отчетность для подготовки отчетности по МСФО.
Ведение параллельного учета по РСБУ и МСФО позволяет составить отчетность в более сжатые сроки, однако результативность этого метода во многом будет зависеть от качества разработанных методик учета.
Можно выделить несколько типичных признаков неэффективной системы учета, наличие которых свидетельствует о невозможности составить отчетность по МСФО за короткий срок:
- подразделения (предприятия, входящие в состав холдинга) не соблюдают сроки представления внутрифирменных отчетов;
- информация и отчетность различных подразделений противоречивы. К примеру, отличаются сведения об объеме продаж, представленные коммерческим отделом и бухгалтерией, что требует дополнительных затрат времени на проверку информации;
- одни и те же документы обрабатываются несколькими службами;
- задвоенные платежи (два платежа по одному счету или некорректные суммы платежей поставщикам);
- в компании используется несколько информационных систем, данные которых консолидируются в Excel или переносятся из одной системы в другую вручную;
- отсутствует единая методика учета (к примеру, распределения накладных расходов) для различных предприятий холдинга;
- некорректное распределение обязанностей (казначей отвечает за учет, служба аудита подчинена финансовому руководству и пр.).
Пересмотр методологии и процедур учета
Для того чтобы сократить время на подготовку отчетности, компании потребуется пересмотреть отдельные положения учетной политики, составить детальное описание всех учетных процедур и контролировать сроки закрытия периода и сдачи отчетности.
Учетная политика компании
Сближение учетных политик по МСФО и РСБУ. Если финансовая отчетность по МСФО составляется путем трансформации российской бухгалтерской отчетности, то сократить сроки ее формирования можно за счет уменьшения количества корректирующих проводок. Другими словами, следует максимально сблизить учетные политики для целей РСБУ и международных стандартов финансовой отчетности. К примеру, можно зафиксировать в учетных политиках по МСФО и РСБУ единые нормы амортизации основных средств, одинаковые подходы к оценке стоимости запасов.
Личный опыт
Игорь Сухарев, заместитель директора департамента бухгалтерского консалтинга ООО «ФБК»:
Использование единых принципов ведения учета и составления отчетности в учетных политиках по МСФО и РСБУ — наиболее действенный способ сокращения времени и денег на подготовку отчетности по международным стандартам. На практике довольно часто приходится сталкиваться с мнением, что многие положения нормативных документов, регулирующих ведение бухгалтерского учета на предприятии по российским стандартам, не позволяют составить такую учетную политику, с помощью которой можно сформировать отчетность по МСФО с минимальным количеством корректировок. Вот лишь некоторые из наиболее распространенных заблуждений:
- обязательность наличия права собственности для признания на балансе активов. Законодательство требует лишь раздельного учета собственных и привлеченных активов, но это не значит, что такой учет должен вестись на забалансовых счетах. Среди критериев признания основных средств требование о праве собственности на них отсутствует - и в МСФО (IAS) 16 «Основные средства», и в ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н;
- использование только тех форм отчетности, которые содержатся в официальных документах Минфина России. На самом деле приказ Минфина России от 22.07.03 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности» определяет, что организации самостоятельно составляют формы отчетности, позволяющие выполнить требования ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организаций», утв. приказом Минфина России от 06.07.99 № 43н, и других положений по бухгалтерскому учету. Формы, приведенные в приложениях к приказу № 67н, — не более чем примеры, и выполнить с их помощью все требования ПБУ не удастся;
- обязательное развернутое отражение операционных и внереализационных доходов и расходов. Запрет на «свернутое» отражение прибыли и убытков действительно существует, но не имеет отношения к доходам и расходам. Особенно бессмысленным для пользователя отчетности является раскрытие помесячно фиксируемых курсовых разниц и поквартально фиксируемых результатов переоценки ценных бумаг. К тому же признание промежуточных помесячных курсовых разниц прямо противоречит ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. приказом Минфина России от 10.01.2000 №2н; невозможность пересчета на отчетную дату активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, но подлежащих оплате в рублях. На самом деле в нормативных актах нет норм, регулирующих признание суммовых разниц по задолженности. При этом по общему правилу денежная задолженность должна оцениваться на отчетную дату, а не на дату первоначального признания;
- невозможность применения балансового метода для расчета отложенных налогов. Пункт 13 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», утв. приказом Минфина России от 19.11.02 № 114н, прямо требует вести учет временных разниц в зависимости от оценки активов и обязательств, что соответствует балансовому методу, применяемому в МСФО (IAS) 12 «Налоги на прибыль»;
- невозможность дисконтирования расчетов с отсроченными платежами. ПБУ 9/99 «Доходы орга- низации» (утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н) требует оценивать величину дебиторской задолженности «исходя из цены договора». Это не означает, что сумма дебиторской задолженности должна быть признана равной номинальной цене, указанной в договоре. Если предоставлена существенная отсрочка платежа, то следует учитывать и номинальную сумму, и условия договора о сроках оплаты и продисконтиро-вать задолженность, так же, как это предусмотрено в МСФО (IAS) 18 «Выручка»;
- ограничение признания нематериальных активов при наличии исключительных прав. Положение по бухгалтерскому учету нематериальных активов (ПБУ 14/2000, утв. приказом Минфина России от 16.10.2000 № 91н) требует наличия у организации исключительных прав только на объекты, отнесенные к сфере регулирования именно этого ПБУ, а не нематериальных активов вообще. Организации могут учитывать в качестве отдельной категории нематериальных активов и те объекты, которые не сопровождаются исключительными правами, например программное обеспечение;
- обязательность капитализации расходов на исследования. Это заблуждение вообще не подкреплено никакими нормативными требованиями, а обусловлено исключительно традицией российского учета. В частности, ПБУ 17/02 «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы», утв. приказом Минфина России от 19.11.02 № 115н и регулирующее порядок уче-та расходов на НИОКР, не применяется для незаконченных исследований или разработок. Организации могут признавать затраты на исследования расходами текущего периода так же, как это прописано в МСФО (IAS) 38 «Нематериальные активы». Отметим, что в каждом из приказов Минфина России, вводящих в действие то или иное ПБУ, прямо названа цель принятия данных положений - это программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с МСФО. Поэтому у российских организаций уже сейчас есть возможность, не нарушая закона, формировать учетную политику таким образом, чтобы свести к минимуму расхождения между отчетностью по МСФО и РСБУ.
Личный опыт
Диляра Басырова, главный специалист по МСФО ЗАО «МКХ «Еврохим» (Москва):
В компании, где я работала прежде, отчетность по МСФО составлялась методом трансформации. В ходе аудиторской проверки аудиторы высказали замечания о некорректности отражения сведений о средней заработной плате сотрудников компании при расчете расходов на предстоящую оплату отпусков (МСФО 19 «Вознаграждение работникам»). По мнению аудиторов, разница между заработной платой менеджмента и рядовых сотрудников была слишком велика. Для устранения расхождений необходимо было выделить несколько групп сотрудников, руководствуясь занимаемыми должностями, и определить средний размер заработной платы для каждой группы. При наличии в российском плане счетов необходимой аналитики расчет заработной платы по группам сотрудников не вызвал бы затруднений. Вместо этого нам пришлось проводить группировку данных и расчет вручную при том, что штат компании составлял порядка 40 тыс. человек.
Единая учетная политика для группы компаний
Использование единых методов учета (расчет себестоимости, начисление амортизации, признание выручки) на различных предприятиях холдинга упрощает процедуру консолидации данных и позволяет быстрее составить отчетность по МСФО для группы компаний.
Личный опыт
Елена Архангельская, финансовый директор ООО «Фармстандарт» (Москва):
В нашем холдинге первым шагом в процессе внедрения международных стандартов финансовой отчетности стал пересмотр действовавших в компаниях учетных политик с целью выработки единых методов учета и создания единого плана счетов. В дальнейшем это позволило значительно ускорить подготовку консолидированной отчетности по МСФО. Можно также порекомендовать разработать унифицированные справочники для статей затрат и доходов. Нередко на практике предприятия по-разному классифицируют одни и те же статьи затрат, что искажает отчетность предприятия, кроме того, на устранение подобных ошибок требуется значительное время. Как правило, подобные ошибки связаны с определением общепроизводственных и общехозяйственных затрат, а также с отнесением затрат на статью «Прочие расходы». Создание единых Бизнес справочник предприятий позволит не только сократить время на составление отчетности, но и упростит в дальнейшем внедрение информационных систем за счет использования типовых решений для различных предприятий холдинга.
Описание учетных процедур
Учетная политика любой компании содержит описание способов ведения бухгалтерского учета (к примеру, использование метода начисления для определения выручки компании, принципы начисления амортизации), список стандартных проводок, план счетов и т. д. Однако детальное описание каждой учетной процедуры в учетной политике на практике встречается достаточно редко. Это приводит к возникновению ошибок, которые нередко обнаруживаются только на этапе составления отчетности или аудита. Подробное описание учетных процедур позволит свести количество вероятных ошибок к минимуму, сократить время, необходимое для их устранения, и в итоге уменьшить сроки составления отчетности.
По мнению автора статьи, в описание каждой учетной процедуры можно порекомендовать включить следующие разделы:
- номер и название учетной процедуры. К примеру, УП 100 «Закрытие отчетного периода»;
- общие положения (в какой ситуации процедура должна быть выполнена, экономический смысл);
- участники учетной процедуры. Указываются отделы, должности и фамилии сотрудников, от которых зависит выполнение процедуры, а также распределение ролей: владелец процедуры (несет ответственность за ее правильное исполнение), клиент процедуры (выполняет действия, описанные в процедуре);
- описание схемы движения документов, обрабатываемых в ходе выполнения процедуры. Также прилагается список документов (название, внутрифирменный код документа, его краткое описание);
- таблица проводок и операций (название операции, типовые проводки с указанием необходимого уровня детализации);
- действия в нестандартных ситуациях (описание ситуации, возможная причина, действия владельца процедуры). Примером нестандартной ситуации может быть неправильное указание реквизитов контрагента в первичных документах или неверно исчисленная сумма операции;
- подробное описание действий по закрытию периода для счетов, связанных с описываемой учетной процедурой;
- действия, выполняемые перед закрытием периода; порядок отражения учетной процедуры в информационной системе (детальное описание, экранные формы);
- действия по внутреннему контролю (указание фамилии и должности сотрудника, а также ответственность за выполнение контрольных действий); порядок поддержания и изменения учетной процедуры.
Контроль сроков составления отчетности
Для контроля процесса закрытия периода и сроков формирования отчетности необходимо разработать график, содержащий сроки передачи документов подразделениями компании и выполнения каждого действия ответственными сотрудниками. Можно также разработать нормативы обработки основных первичных документов и выполнения учетных процедур. К примеру, товарно-транспортная накладная должна быть обработана бухгалтером в информационной системе в течение двух часов с момента получения.
Личный опыт
Елена Буйлова, заместитель генерального директора по методологии и налогам ООО «ТНК-BPБиз-нессервис» (Москва)
Компания ТНК-ВР составляет консолидированную бухгалтерскую отчетность по российским и международным стандартам на десятый рабочий день по окончании отчетного периода. Дочерние общества формируют свою отчетность на шестой рабочий день. Добиться таких результатов удалось во многом благодаря созданию унифицированных учетных процедур и описанию последовательности действий по учету хозяйственных операций. Кроме того, в начале каждого отчетного периода составляется график закрытия бухгалтерских книг и доводится до всех подразделений, ответственных за представление документов. Любые отклонения от установленных сроков фиксируются, после чего анализируются вызвавшие их причины.
Автоматизация процесса составления отчетности
Как правило, существенно сократить сроки составления отчетности по МСФО позволяет внедрение ERP-систем.
Использование нескольких независимых программных продуктов для отдельных бизнес-процессов влечет за собой потерю времени, связанную с ручным переносом информации из одной системы в другую, проведением сверок данных и поиском ошибок.
Если проект по сокращению сроков составления отчетности не предполагает внедрения ERP-системы, то необходимо провести интеграцию используемого программного обеспечения. Для этого потребуется последовательно выполнить следующие шаги:
- провести инвентаризацию информационных систем предприятия. В ходе инвентаризации необходимо составить список всех используемых на предприятии программных продуктов, а также определить, какие задачи решаются с их помщью;
- исключить дублирование различных учетных операций и сократить количество применяемого программного обеспечения. Довольно часто после инвентаризации выясняется, что одни и те же учетные задачи в различных отделах решаются в разных информационных системах. Например, на одном крупном химическом предприятии учет прихода-расхода сырья и материалов осуществлялся в ERP-системе, однако отчет о движении материалов составлялся в Excel. Основная причина - отсутствие достоверных данных о начальных остатках запасов и низкий уровень квалификации сотрудников, не позволяющий использовать все возможности ERP-системы. После инвентаризации систем и обучения персонала время на представление данных о движении запасов сократилось с десяти до двух рабочих дней;
- интеграция используемых информационных систем. Интеграция предполагает создание единых классификаторов и справочников для всех систем, разработку регламентов обмена данными между системами, а также процедур сверки данных и последующего закрытия периодов.
Александр Плохов, заместитель генерального директора по бизнес-информации ООО «ТНК-BP Биз-нессервис» (Москва)
Процесс автоматизации учета в ООО «ТНК-ВР Биз-нессервис» шел параллельно с выделением в регионах центров обслуживания, обеспечивающих составление всех видов отчетности (управленческой и финансовой по РСБУ и МСФО). Изначально на предприятиях программные комплексы были разобщены. Поэтому в филиалах компании был проведен ряд проектов по стандартизации и унификации учетных комплексов, а также организации их поддержки. В результате мы остановились на трех программных продуктах: SAP R/3, «Парус» и «1С», которые используются сейчас в качестве базовых учетных систем. Отбирая то или иное приложение для конкретного региона и для аналогичных по виду деятельности предприятий, мы руководствовались прежде всего следующими критериями:
система учитывает специфику производственного процесса; данные достоверны, и обеспечивается необходимая степень защиты информации; приемлемый уровень затрат на поддержку и развитие программного обеспечения.
Сергей Муратов, генеральный директор ЗАО MCT Lab
Основная проблема использования неинтегриро-ванных приложений — несопоставимость информации и появление в отчетах противоречивых данных.
При этом существование разных информационных систем в одной компании может быть оправдано в тех случаях, когда один программный продукт позволяет достоверно вести учет производственных процессов, другой - корректно рассчитывать себестоимость и т. д.
Интеграция программного обеспечения предполагает, что данные вводятся в информационную систему однократно и затем используются в разных подсистемах и приложениях. В этом случае не возникнет ситуация, когда продажи составляют 100 тыс. руб. по данным бухгалтерии, ведущей учет в «1С:Предприятие 7.7», а в отчете отдела продаж, составленном в Excel, отражены продажи на сумму 150 тыс. руб.
Уровень интеграции информационных систем и приложений может различаться. К примеру, обмен данными происходит за счет передачи файлов на различных носителях (дискеты, лазерные диски, карты памяти), или информационные системы обмениваются данными через интрасеть компании без участия пользователя.
Работа с персоналом
Работа с персоналом в проекте по сокращению сроков составления отчетности должна быть организована по двум направлениям: обучение сотрудников и разработка схем мотивации.
Личный опыт
Вера Халмухамедова, финансовый контролер ОАО «ВымпелКом»
У нас уже на протяжении нескольких лет бухгалтерские книги ежемесячно «закрываются» дважды: в первые дни месяца, следующего за отчетным, - для того чтобы получить базу для начислений и подготовки отчетности по международным стандартам и на ее основе управленческую отчетность; в середине месяца, следующего за отчетным, - для подготовки отчетности по РСБУ.
Такая система позволяет нам, в том числе, получить управленческую отчетность, не дожидаясь окончательного закрытия бухгалтерских книг по российским стандартам, что важно для повышения эффективности управления компанией.
Если принять во внимание, что мы консолидируем отчетность более чем 10 компаний и 70 филиалов, то очевидно, что без автоматизации процессов не обойтись. Но не меньшее внимание в ходе выполнения проекта было уделено и обучению сотрудников принципам составления отчетности по стандартам ГААП США. Сегодня мы от каждого бухгалтера требуем, чтобы, проводя хозяйственную операцию, он понимал, как будет выглядеть эта же операция в соответствии с ГААП США.
Для мотивации сотрудников бухгалтерии необходимо контролировать исполнение плановых сроков закрытия периода, а также четко распределить ответственность за выполнение каждого из этапов между должностными лицами. Рекомендуется отслеживать следующие этапы процесса подготовки отчетности:
- закрытие периода в ERP-системе; проведение расчетов и сверок;
- подготовка бухгалтерской отчетности; аудит бухгалтерской отчетности; трансформация российской бухгалтерской отчетности в соответствии с МСФО.
Для оценки эффективности работы бухгалтерии в целом рекомендуется использовать следующие показатели:
- отклонение фактических сроков закрытия периода от плановых;
- количество ошибок, выявленных в ходе аудита;
- затраты на ведение учета (% от выручки);
- сумма корректирующих проводок для трансформации отчетности в соответствии с МСФО (% от суммы активов и выручки за период).
В заключение нужно отметить, что с целью сокращения сроков подготовки отчетности для холдингов может быть целесообразно создание единого центра учета в рамках управляющей компании. На практике единые центры учета формируют и консолидируют отчетность отдельных предприятий. При этом учет текущих хозяйственных операций осуществляется непосредственно на предприятиях.
Альтернативой созданию единых центров обслуживания может быть передача части учетных процессов на аутсорсинг4.
Личный опыт
Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-BP Бизнессервис» (Москва)
Наша компания была создана для предоставления услуг дочерним обществам ТНК-ВР по ведению автоматизированного бухгалтерского, налогового, управленческого учета и составлению отчетности по российским и международным стандартам. Основными задачами были: создание гибкой функции, легко адаптируемой к любым организационным преобразованиям в холдинге, снижение стоимости внедрения IT-проектов в области учета и отчетности, повышение качества обслуживания за счет концентрации сотрудников бухгалтерий на одном специализированном предприятии, повышение прозрачности учета. Рассматривать общий центр обслуживания (ОЦО) — специализированную компанию, оказывающую услуги по ведению учета и предоставлению отчетности — как альтернативу аутсорсингу не совсем корректно. Правильнее будет сказать, что создание центров обслуживания — предварительный шаг перед полной передачей ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг. Целесообразнее сначала создать такую модель учета, которая полностью устраивала бы холдинг, а затем отдать уже отработанный вариант на аутсорсинг. Выделение бухгалтерии в общий центр обслуживания можно рассматривать как некую альтернативу дорогостоящей ERP-системе, если компания при таком внедрении во главу угла ставит повышение капитализации и выход на IPO, так как ОЦО и ERP-система в равной степени обеспечивают достоверность учетной информации и отчетности. Однако максимальный кумулятивный эффект для компании достигается посредством параллельного создания ОЦО и внедрения ERP-системы.
Елена Буйлова, заместитель генерального директора по методологии и налогам ООО «ТНК-BPБизнессервис» (Москва)
В первую очередь мы централизовали те направления бухгалтерского учета, которые не требуют постоянных контактов с производственными службами и персоналом предприятия, а именно:
- учет финансовых операций;
- учет расчетов с дебиторами и кредиторами;
- учет капитальных вложений;
- калькулирование себестоимости продукции;
- расчет налогов;
- составление финансовой отчетности в соответствии с требованиями российского законодательства и МСФО; методологическое обеспечение бухгалтерского учета.
«Универсального подхода к сокращению сроков составления отчетности нет»
Анастасия Осипова, заместитель генерального директора компании «Аксенчер»
Ускоренное формирование финансовой отчетности позволяет компании реализовать следующие преимущества:
- возможность более раннего принятия управленческих решений, основанных на фактической и достоверной финансовой информации;
- прозрачность деятельности компании на всех уровнях для высшего руководства и акционеров за счет унификации используемых данных; повышение доверия со стороны инвесторов.
Компания может проводить проект по сокращению сроков составления отчетности поэтапно или комплексно. При поэтапном подходе проводятся диагностика предприятия и последующее внедрение разработанных методик для отдельных направлений деятельности (пилотные проекты). Затем успешный опыт распространяется на все предприятия холдинга. С одной стороны, это позволяет сначала опробовать систему и устранить все выявленные ошибки и недостатки, с другой – продолжительность проекта по сокращению сроков на подготовку отчетности значительно увеличивается. Однако если проектные решения не были апробированы на практике, при комплексном внедрении во всех компаниях группы могут возникать проблемы.
Независимо от выбранного подхода проект сокращения сроков подготовки отчетности будет включать следующие этапы:
1. Ускоренное закрытие бухгалтерских данных и формирование отчетности на местах:
- o оптимизация документооборота, ускорение передачи первичных документов для учета;
- o внедрение новых методик и процедур учета;
- o подготовка и внедрение графиков быстрого закрытия для каждого предприятия с учетом вышеизложенных решений.
- o рекомендации по стандартизации данных, передаваемых в корпоративный центр (например, использование единого плана счетов во всех компаниях);
- o внедрение новых методик, процедур и инструментов для организации сверки внутригрупповых расчетов;
- o внедрение консолидирующей системы и методики передачи данных в корпоративный центр.
- обучение новым разработанным процессам и методикам;
- организация информирования сотрудников и управление процессом изменений.
Успех проекта «быстрого закрытия» будет зависеть от многих факторов, но в первую очередь – от поддержки со стороны высшего руководства компании. Кроме того, в проекте должны быть заинтересованы руководители не только финансового блока компании, но и производственных подразделений, так как от их участия и содействия зависит успешность реализации многих проектных решений.
1 МСФО (IAS) 1 устанавливает, что отчетность должна представляться, по крайней мере, ежегодно. МСФО (IAS) 34 поощряет публичные компании к подаче промежуточной финансовой отчетности не позднее 60 дней по окончании периода.
2 Статья 15 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». - Примеч. редакции.
3 Подробнее об этом см. статью «Учет обесценения активов» («Финансовый директор», 2004, № 11, с. 42). - Примеч. редакции.
4 Подробнее об этом см. статью «Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг» («Финансовый директор», 2005, № 7-8, с. 32). - Примеч. редакции.
«Финансовый директор»
Комментарии:
|
|||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||
|
Информационное наполнение, реклама - ИД "МедиаПилот" Дизайн, создание и продвижение сайтов - "Торговый Двигатель" |
|||||||||||||||